Noen tenker nok at en god tilbakemelding er en positiv tilbakemelding:
- Godt jobba!
- Presentasjonen din er godt strukturert.
En god tilbakemelding kan absolutt være positiv, og den trenger ikke å være det.
Målet med tilbakemeldinger er læring og kontinuerlig forbedring.
Mennesker og organisasjoner har ofte et ønske om å bli bedre. Siden vi kan være «heima blind» og derfor ikke ser oss selv eller egen organisasjon klart, er det nødvendig med skråblikk fra andre. Da kan tilbakemeldinger være en av flere veier til utvikling og forbedring.
En lærende organisasjon forutsetter kultur for og kunnskap om å gi tilbakemeldinger.
Hvordan gi en tilbakemelding?
- Det er ikke enkelt å gi gode og lærende tilbakemeldinger. Jeg har bommet, og det er nok ganske vanlig. Det viktigste er kanskje den innledende innrammingen, der du sier hva din intensjon er og hva tilbakemeldingen handler om. F eks:
«Jeg ønsker det beste for deg. Dette er en anledning til å lære. Jeg vet at jeg kan ta feil, så reflekter derfor gjerne over det jeg har å si og se om det er noe som kan være nyttig for deg.» - Mennesker kan være sårbare. Når du gir en tilbakemelding, bør derfor innstillingen din være læring og kjærlighet. Hvis mottakeren opplever at intensjonen din er å såre eller hevne noe, vil ikke tilbakemeldingen gi en positiv lærende effekt.
Si at du ønsker å bidra til læring når du gir en tilbakemelding. - Tilbakemeldingen bør inneholde både forbedringspunkter og hva som var bra. Spør om personen ønsker en tilbakemelding. Spør så om hva personen ønsker først, forbedringspunkter eller tilbakemelding på det som var bra.
- Sørg for at tilbakemeldingen er balansert, konkret, spesifikk og her og nå. Hva var bra, og hva var ikke så bra. Si hvorfor – vær konkret og gi eksempler. Unngå karaktrestikker og antakelser. Hold deg mest mulig til fakta. Spør personen hvordan dette kunne gjøres bedre, og kom med forbedringsforslag hvis du har noen. Gjenta gjerne det positive.
- Generelle tilbakemeldinger vil ha mindre effekt enn konkrete tilbakemeldinger. «Bra jobba!» er for generelt. Vær spesifikk: Hva var bra og hvorfor?
- Eksempler på konkrete tilbakemeldinger:
«Jeg opplevde ikke at vi var helt på nett. Du hadde ikke øyekontakt med meg. Gi gjerne øyekontakt.»
«Du viste stort engasjement med kroppsspråket og stemmen din. Det gjorde meg interessert.» - Å gi en tilbakemelding på noe som ligger tilbake i tid, har liten effekt fordi hukommelsen vår er begrenset. Det kan også ha utviklet seg flere versjoner av episoden som det gis tilbakemelding på. Gode tilbakemeldinger er ferskvare.
Hvordan ta imot tilbakemeldinger?
- Det korte svaret er å si takk. Du kan også be om en utdyping, slik at du forstår tilbakemeldingen bedre.
- Det anbefales ikke å protestere på eller begynne å diskutere en tilbakemelding. Dette er særlig viktig hvis en medarbeider har samlet mot til å gi deg en tilbakemelding. Det kan bli den siste tilbakemeldingen du får fra den medarbeideren.
- Vær bevisst på at en tilbakemelding kan handle like mye om den som gir tilbakemeldingen, som den som får tilbakemeldingen. Det kan derfor være nødvendig å ta en refleksjon i etterkant, der du vurderer hva du kan lære av tilbakemeldingen og hva du bare kan se bort fra.
Jeg elsker å lære, men hater å bli undervist.
Winston Churchill
Øving gjør mester.
Lykke til!
